Pflichtdokumentation, die sich selbst schreibt.
Ihre Helferinnen und Helfer erfassen jeden Einsatz direkt beim Kunden – auf dem Handy, mit Unterschrift. Im Büro kommt der fertige Leistungsnachweis an. Und die Gesundheitsdaten Ihrer Kunden verlassen Ihr Haus nicht.
Das kennen Sie
Stundenzettel im Auto, Zeiten aus dem Gedächtnis, und die Unterschrift fehlt ausgerechnet auf dem Blatt, das die Kasse sehen will. Am Monatsende tippt jemand im Büro alle Einsätze ab, rechnet Zeiten nach und stellt Belege zusammen.
Fehlt ein Beleg, erstattet die Pflegekasse Ihrem Kunden nichts – und dann zahlt Ihr Kunde auch Sie nicht.
Lieber zuschauen? Das Ganze in 94 Sekunden.
So läuft es – drei Schritte
- Beim Kunden: ein Einsatz, ein paar Bildschirme.Beginn und Ende tippen, Tätigkeiten ankreuzen statt Freitext schreiben, zum Schluss unterschreibt der Kunde auf dem Bildschirm. Kann er nicht unterschreiben, wird der Grund festgehalten. Die Dauer rechnet das Gerät selbst – nichts wird von Hand nachgerechnet. Ein Häkchen bestätigt, dass keine pflegerischen Tätigkeiten erbracht wurden. Kein Netz? Der Einsatz wartet auf dem Gerät, bis wieder Verbindung besteht.
- Unterwegs: kein Passwort, keine App.Die Erfassung läuft im Browser des Handys. Jedes Gerät bekommt einen eigenen Zugang, den Sie im Büro einzeln sperren können. Das Gerät darf nur senden, nie lesen – ein verlorenes Handy verrät nichts.
- Im Büro: der Einsatz ist schon da.Jeder Einsatz kommt verschlüsselt direkt in Ihrer Verwaltung an. Sie prüfen ihn, und daraus entstehen Stundenzettel, Leistungsnachweis mit Unterschrift und die Rechnung, die Ihr Kunde bei der Pflegekasse einreicht. Einsatz und Rechnung sind miteinander verknüpft – Sie sehen jederzeit, was abgerechnet ist und was noch offen.
Warum auf Ihrem eigenen Server
Einsatzdaten sind Gesundheitsdaten. Deshalb laufen sie nicht bei mir, sondern auf einem Server, den Sie auf Ihren eigenen Namen mieten. Ich richte ihn ein und halte die Software aktuell – Ihre Daten liegen dort und nirgends sonst. Die Serverkosten zahlen Sie direkt an Ihren Anbieter; das sage ich lieber vorher als nachher.
Im CRM-Verwaltungssystem enthalten
Die Einsatzdokumentation ist ein Fachmodul meines CRM-Verwaltungssystems. Sie bekommen sie zusammen mit Kontakten, Rechnungen und Briefen; die Preise dafür, die Einrichtung und die Pilotplätze stehen auf der CRM-Seite.
Einzellösungen – nur die Einsatzdokumentation oder nur die Zeiterfassung, ohne das übrige CRM – gibt es auf Anfrage.
So sieht das im CRM aus – in gut zwei Minuten.
Rechnen Sie selbst – oder wir rechnen zusammen
Wie viele Einsätze haben Sie im Monat? Wie viele Stunden sitzt Ihr Büro heute an Stundenzetteln und Abrechnung? Aus diesen zwei Zahlen ergibt sich, was Sie sparen und welche Größe zu Ihnen passt.
Bevor ich Ihnen etwas anbiete, sehe ich mir Ihren heutigen Ablauf an und wir rechnen gemeinsam mit Ihren echten Zahlen – nicht mit meinen Annahmen.
Einrichtung – einmalig
Ich lege Ihren Betrieb an wie eine Akte: Ihre Leistungsarten und Preisregeln, die Abrechnungsvorlage für die Pflegekasse, Ihr Briefkopf, der eingerichtete Server und die Handys Ihrer Helferinnen und Helfer. Was das kostet, steht auf der CRM-Seite.
Zeiterfassung für alle, die Leute draußen haben
Monteure, Helferinnen, Fahrer: Wer Mitarbeitende unterwegs hat, braucht Zeiten, auf die er sich verlassen kann – ohne Zettel im Auto und ohne Nachtippen am Monatsende. Die Zeiterfassung ist ein Modul des CRM-Verwaltungssystems und läuft auf Ihrem eigenen Server.
- Starten, wechseln, stoppen.Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Zugang, der nur die Zeiterfassung öffnet. Er tippt auf die Tätigkeit, die er gerade beginnt; mit einem Klick wechselt er zur nächsten. Die Tätigkeiten legen Sie selbst fest. Die Pause hat eine eigene Kachel und zählt nicht als Arbeit. Er sieht nur seine eigenen Zeiten und nichts sonst aus dem CRM. Läuft ein Timer zu lange, erscheint eine Warnung.
- Vergessen? Nachtragen – nachvollziehbar.Eine vergessene Zeit lässt sich nachtragen. Gelöscht wird nichts: Ein Eintrag wird mit Begründung storniert, und jede nachträgliche Änderung steht in einem Änderungsprotokoll.
- Im Büro: der Monatsnachweis auf Knopfdruck.Für jeden Mitarbeiter und Monat erzeugt das CRM einen Arbeitszeitnachweis als PDF mit Tages-, Wochen- und Monatssumme, Pausen und arbeitsfreien Tagen, dazu die Einträge als Tabelle (CSV) zum Weiterverarbeiten. Auf Wunsch gelten Tages- und Wochengrenzen, die das CRM gelb und rot anzeigt.
Eine Kundenrechnung entsteht aus diesen Zeiten nicht von allein. Für die Pflegekasse rechnet die Einsatzdokumentation oben ab – dort gibt es den Knopf „Monat abrechnen“.
Preis: im CRM-Verwaltungssystem enthalten, siehe Preise. Die Zeiterfassung allein, ohne das übrige CRM, gibt es auf Anfrage.
Es gibt noch mehr
Hier sehen Sie, was ich außerdem anbiete. Ein Klick auf „Anfragen“ öffnet eine E-Mail an mich, in der schon steht, worum es geht.
Schreiben Sie mir: kontakt@michael-alich.de. Am besten gleich mit Ihrer Helferzahl und einem Ihrer heutigen Stundenzettel – dann sehen wir gleich, was sich bei Ihnen ändert.