Häufige Fragen.
Hier stehen die Fragen, die mir am häufigsten gestellt werden, nach Leistung geordnet.
„Was ist, wenn Ihnen etwas passiert?“
Die Frage ist berechtigt, und sie hat zwei verschiedene Antworten — je nachdem, wo Ihre Daten liegen.
Beim CRM und bei der Einsatzdokumentation nach § 45a
Die Software läuft auf Ihrem eigenen Server und läuft dort weiter. Ihre Daten liegen in einer Standard-Datenbank, die jeder Entwickler lesen kann — kein geschlossenes Format. Die Lizenz erlaubt Ihnen den Weiterbetrieb dauerhaft; nur die Sicherheitsupdates hängen am laufenden Betreuungsvertrag. Auf Wunsch hinterlege ich den Quellcode.
Bei der Schott-Dokumentation
Hier liegt die Verarbeitung bei mir — dafür bekommen Sie jeden Monat automatisch den vollständigen Export: Schottbuch-PDF, Aufmaß, alle Fotos. Sie sind das Archiv, ich bin die Werkstatt. Ihre Nachweise sind damit auch dann vollständig bei Ihnen, wenn es mich nicht mehr gibt.
Das ist keine Beschwichtigung, sondern die Umkehrung: Genau weil hier kein Konzern hinter steht, bleiben Sie unabhängig.
Allgemein
Wie erreiche ich Sie?
Schriftlich zuerst – Ihr Anliegen landet beim Entwickler selbst, nicht bei einem Callcenter. Wo ein Gespräch nötig ist, vereinbaren wir einen kurzen Telefontermin. Eine 24-Stunden-Bereitschaft verspreche ich nicht.
CRM
Was kostet das CRM?
Das CRM Kern kostet 39 € im Monat plus 298 € Einrichtung. Das CRM Fach – der Kern plus ein Fachmodul wie die Einsatzdokumentation – kostet 49 €, 99 € oder 149 € im Monat, je nachdem, ob bis zu 5, 15 oder 30 Personen damit arbeiten. Dazu kommt die Einrichtung (298 € Standard, 498 € Erweitert). Arbeit außerhalb der Pakete kostet 90 € je Stunde. Alle Preise netto, zzgl. USt, soweit anfallend, und unverbindlich, solange die steuerliche Einordnung nicht geklärt ist. Alle Preise auf der CRM-Seite
Muss ich mich um den Server kümmern?
Nein. Ich richte ihn ein, spiele Updates ein und kümmere mich um die Sicherung. Sie mieten ihn nur auf Ihren Namen.
Kann ich meine Daten wieder mitnehmen?
Ja. Die Daten liegen in einer Standard-Datenbank (SQLite) auf Ihrem Server.
Brauche ich alle Module?
Nein. Die Module werden pro Installation geschaltet. Sie bekommen nur die Oberfläche, die zu Ihrem Betrieb passt.
Gibt es nur die Einsatzdokumentation oder nur die Zeiterfassung, ohne das ganze CRM?
Als Einzellösung ja, auf Anfrage. Im Normalfall sind beide Teil des CRM-Verwaltungssystems.
Einsatzdokumentation § 45a
Was kostet die Einsatzdokumentation?
Sie ist im CRM-Verwaltungssystem enthalten (CRM Fach, ab 49 € im Monat bis 5 Personen). Alle Preise, die Einrichtung und die drei Pilotplätze stehen auf der CRM-Seite.
Was passiert, wenn ein Handy verloren geht?
Sie sperren seinen Zugang im Büro mit einem Klick. Das Gerät konnte ohnehin nur senden, nie lesen.
Was, wenn der Kunde nicht unterschreiben kann?
Dann hält die Helferin den Grund fest – etwa Demenz oder Bettlägerigkeit. So muss draußen niemand eine eigene Lösung erfinden.
Müssen meine Helfer eine App installieren?
Nein. Die Erfassung öffnet sich im Browser des Handys und wird von Ihrem eigenen Server geladen.
Zeiterfassung
Was kann die Zeiterfassung?
Ihre Mitarbeitenden starten die Zeit im Browser, wechseln mit einem Klick zur nächsten Tätigkeit und stoppen sie wieder. Im Büro erzeugt das CRM für jeden Mitarbeiter und Monat einen Arbeitszeitnachweis als PDF und die Einträge als Tabelle. Mehr dazu auf der Seite Einsatzdokumentation und Zeiterfassung.
Rechnet die Zeiterfassung die Stunden automatisch mit meinen Kunden ab?
Nein. Sie erstellt den Monatsnachweis der Arbeitszeit, aber keine Kundenrechnung. Für Einsätze nach § 45a rechnet die Einsatzdokumentation ab: Der Knopf „Monat abrechnen“ erzeugt dort je Kunde Rechnung und Leistungsnachweis.
Was sehen meine Mitarbeitenden vom CRM?
Nur ihre eigenen Zeiten. Der Zugang der Rolle „Mitarbeiter“ öffnet ausschließlich die Zeiterfassung, alle anderen Bereiche sind auf dem Server gesperrt.
Kann man Zeiten nachträglich ändern?
Ja, aber nachvollziehbar. Gelöscht wird nichts: Ein falscher Eintrag wird mit Begründung storniert, und jede Änderung steht in einem Änderungsprotokoll.
Was kostet die Zeiterfassung?
Sie ist im CRM-Verwaltungssystem enthalten, siehe Preise. Als Einzellösung ohne das übrige CRM gibt es sie auf Anfrage.
Gründer-Werkstatt
Muss ich alle Bausteine nehmen?
Nein. Jeder Baustein ist einzeln buchbar. Sie wählen, was Ihr Betrieb braucht.
Was ist in den Bausteinen enthalten?
Das Fundament (Ordnungssystem und auf Wunsch ein KI-Agent), M1 Außenauftritt, M2 Betrieb und Ordnung (CRM-Einrichtung und Dokumentenordnung), M3 Gründungs-Begleitung (Unterlagen, Formulare, Reihenfolge der Anmeldungen) und M4 Marketing und Content. Jeder Baustein ist mit seinen Punkten auf der Seite Gründer-Werkstatt beschrieben.
Brauche ich den KI-Agenten?
Nein. Der KI-Agent ist ein Wunsch, keine Pflicht. Die anderen Bausteine funktionieren ohne ihn.
Was kosten die Bausteine?
Jeder Baustein hat einen festen Preis, den Sie vor dem Auftrag kennen. Schreiben Sie mir, welche Bausteine Sie interessieren, dann nenne ich ihn Ihnen.
Wie arbeiten wir zusammen?
Schriftlich und online. Wo ein Gespräch nötig ist, vereinbaren wir einen kurzen Telefontermin. Hausbesuche gibt es nicht.
Auf wen laufen Homepage und Server?
Auf Sie. Die Adresse Ihrer Homepage läuft auf Ihren Namen, die Seite selbst betreibe ich auf meinem Server. Den Server für Ihr CRM mieten Sie selbst und zahlen ihn direkt an Ihren Anbieter.
Ich will § 45a-Anbieter werden. Bin ich hier richtig?
Dafür gibt es eine eigene Gründer-Werkstatt bei der Alltagshelfergemeinschaft.
Prozessinventur
Was ist die Prozessinventur?
Sie beschreiben Ihre Abläufe in einem Online-Fragebogen. KI-Agenten werten die Angaben aus, ich prüfe das Ergebnis. Sie bekommen einen Bericht, der zeigt, wo sich KI in Ihrem Betrieb lohnt und wo nicht. Mehr auf prozessinventur.de.
Für wen ist sie gedacht, und was kostet sie?
Nur für Unternehmen und Selbstständige. Die Preise und die Bedingungen stehen auf prozessinventur.de; auf Wunsch schicke ich sie Ihnen auch per E-Mail.
Wer schreibt den Bericht?
Der Bericht wird mit KI-Agenten erstellt. Ich prüfe jede Seite und verantworte das Ergebnis.
Schott-Dokumentation
Was passiert, wenn die Erkennung sich verliest?
Alles Unsichere wird Ihnen vorgelegt, nicht geraten. Ins Schottbuch kommt nur, was Sie freigegeben haben.
Wo liegen meine Fotos?
Die Verarbeitung läuft in meinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO – Sie erhalten dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, in dem jeder beteiligte Dienst namentlich steht. Es sind Gebäude- und Bauteildaten, keine Personendaten Ihrer Kunden. Nach Vertragsende lösche ich Ihre Daten nach 90 Tagen.
Müssen meine Monteure etwas Neues lernen?
Nur eines: beim Betreten eines Raums das Raumblatt fotografieren. Alles andere tun sie schon heute.
Wie schnell bekomme ich das Schottbuch?
Die Auswertung läuft nach dem Hochladen von selbst. Offen bleibt nur, was in Ihrer Klärliste steht.
Es gibt noch mehr
Hier sehen Sie alle meine Leistungen auf einen Blick. Ein Klick auf „Anfragen“ öffnet eine E-Mail an mich, in der schon steht, worum es geht.
Schreiben Sie mir, worum es geht.
Ein paar Zeilen reichen, um zu klären, ob sich das für Ihren Betrieb rechnet. Wenn nicht, sage ich Ihnen das.